Создание архива и последующая работа с ним – часть деятельности любой организации. Связано это с тем, что каждый документ имеет определенный срок хранения, нарушение которого может привести к административной, а в отдельных случаях и к уголовной ответственности.

утилизация архивных документов

На каждом предприятии проходят аудиторские и налоговые проверки, которые делают выводы о грамотности и законности деятельности организации. Руководитель предприятия обязан по первому требованию контролирующего органа предоставить необходимые материалы.

В том случае, если не следить за сроком действия документов, то в архиве просто возникнет хаос, так как накопится большое количество ненужных бумаг, которые будут затруднять поиск материалов, а значит, тратить драгоценное время сотрудника. Именно поэтому своевременно должна проводиться утилизация архивных документов на www.archiv.ru. Данная процедура имеет определенный порядок, который необходимо строго соблюдать.

Обычно процесс утилизации осуществляется двумя способами – путем сжигания или же измельчения. Последний вариант допустим только в том случае, если документ нельзя будет восстановить. Категорически запрещается рвать материалы, выкидывать их на свалку или же использовать в роли черновиков. Большая часть договоров содержит личную информацию сотрудников или заказчиков, которая, при попадании в чужие руки, может быть использована ненадлежащим образом.

В большинстве случаев для утилизации документов привлекают сторонние организации. Чаще всего предприятия такого рода предлагают измельчить материалы, при этом они могут принять получившиеся отходы как макулатуру, тем самым вернув часть стоимости за свои услуги. При выполнении процедуры могут присутствовать представители компании-заказчика, или же работа может быть снята на видео. Такие действия могут послужить гарантией того, что уничтожены все документы, а информация из них не попадет в чужие руки.

Перед процедурой с организацией заключается стандартный типовой договор оказания услуг. Главной задачей архивариуса становится всего лишь проследить за тем, чтобы в договоре была прописана конфиденциальность услуг. После выполнения процедуры составляется акт, в котором прописываются все действия, выполняемые сторонней организацией или же работниками самого предприятия. Документ этот состоит из двух основных частей. В первой части представлена информация о том, какие документы подлежат уничтожению, а во второй – указан способ утилизации.